Erstkontrolle

Ablauf von der Erstanfrage bis zur Erstkontrolle

1. Neukunden erhalten eine "Infomappe" mit allgemeinen Infos, Leistungsverzeichnis, Kontrollvertrag, Meldeformular, Betriebsdatenerfassung und einem Angebo
2. Nach Vertragsabschluss mit uns: Versand einer Anmeldebestätigung mit Betriebschreibung / Maßnahmenplan ( mit Aufforderung, diese bis zur Kontrolle zu erfüllen
3. Neuer Kontrollauftrag im Web-Portal => Die sofortige Kontaktaufnahme zur Terminabsprache mit dem Neukunden ist erforderlich. Daher ist die Frist für die Terminvereinbarung auf vier Wochen nach Vertragsabschluss festgelegt. Sollte im telefonischen Erstgespräch festgestellt werden, dass ein späterer Termin sinnvoll und umsetzbar ist, kann die Frist entsprechend angepasst und auf den vereinbarten Termin verschoben werden

Leitfaden zur Erstkontrolle 

Erstkontrolle & Informationsweitergabe 

Bei der Erstkontrolle ist eine umfassende Kundeninformation erforderlich. Dazu gehört die Erläuterung des Kontrollverfahrens sowie der Anforderungen gemäß EU-BIO-VO. Es ist wichtig, den Kunden über relevante Regelwerke aufzuklären und gegebenenfalls auf weiterführende Informationsmaterialien auf der  Homepage zu verweisen. Alle besprochenen Punkte müssen in einer Notiz dokumentiert werden.

• Kundeninformation: Kontrollverfahren und Anforderungen nach EU-BIO-VO erläutern.
• Verweise auf Regelwerke: EU-BIO-VO, Infomaterial auf der Homepage
• Dokumentation: Notizen zu besprochenen Punkten anfertigen

Wichtige Themen bei der Erskontrolle Vorsorgemaßnahmen & Rückverfolgbarkeit: Wie und warum erklären. Mengenflussberechnung: Darstellung und Nachvollziehbarkeit sicherstellen. 

Erfassung des Betriebes (Benötigte Dokumente)

• Organigramm, Fließdiagramm, Prozessbeschreibung 
• Lagepläne, Grundrisse
• Arbeitsanweisungen & QM-Unterlagen im Kundenportal hochladen

Erstellung der Betriebsbeschreibung & Maßnahmenplan (Prüfen der Maßnahmen)

• Umsetzung der EU-BIO-VO dokumentieren
• Kritische branchentypische Punkte hervorheben

Vorbereitung auf die nächste Regelkontrolle

• Mengenflussberechnung
• Aktualisierte Betriebsbeschreibung
• Mittelungen über Änderungen

Zertifizierungsablauf erklären

• Kontrolle → Fachreferenten werten aus → Auswertung und Zertifikat werden erstellt
• Versand erfolgt innerhalb von 4 Wochen

Checkliste für Kontrolleur/innen

Allgemeine Unterlagen

• Kontrollvertrag / Meldeformular
• Grundlagen der EU-BIO-VO bekannt / Verordnung liegt vor 
• Lage- und Grundrisspläne
• Betriebsstruktur, Organigramm
• Schädlingsbekämpfung

Landwirtschaft

• Flurkarten / Luftbilder aller Flächen, diese müssen aber nicht eingesammelt werden
• Schlagliste (Umstellungsbeginn dokumentiert - eventuell Nachweise über ökologische Vorbewirtschaftung)
• Hof- und Gebäudepläne 
• Tierhaltungsdokumentation (Hi-Tier, Stalllpläne, Umstellungsbeginn Tiere, Fütterung, Haltung)
• Umstellungsvariante klären (24-Monatsumstellung, getrennte Umstellung Pflanze/Tier)

Hilfsmittel:

OrganicxSeeds  | OrganicxLivestock  |FIBL-Betriebsmittelliste

Besonderheiten Lagerhäuser

• Lagerart (Offen oder Sackware)
• Bio- & konventionelles Sortiment dokumentieren